RISC, Práticas em negócios

Utilização da ferramenta 6 Sigma em finanças

2016-11-17 19:01:29


Como uma empresa que paga todas as suas obrigações em dia poderia ter diversos títulos protestados, denegrindo a sua imagem e causando sérios transtornos com a área de crédito das instituições financeiras e com o Serasa? Uma empresa com títulos protestados estaria também impedida de participar das licitações do governo.

Pois bem, como profissional certificado e nível Green Belt, decidi usar a poderosa ferramenta Seis Sigma para resolver o problema, utilizando a metodologia DMAIC. Segundo o Wikipédia, a metodologia DMAIC possui cinco fases:

• Define the problem: definição do problema a partir de opiniões de consumidores e objetivos do projeto;
• Measure key aspects: mensurar e investigar relações de causa e efeito. Certificando que todos os fatores foram considerados, determinar quais são as relações. Dentro da investigação, procurar a causa principal dos defeitos;
• Analyse: análise dos dados e o mapeamento para a identificação das causas e das oportunidades de melhoria;
• Improve the process: melhorar e otimizar o processo baseada na análise dos dados usando técnicas como desenho de experimentos, poka-yoke ou prova de erros, e padronizar o trabalho para criar um novo estado de processo. Executar pilotos do processo para estabelecer capacidades;
• Control: controlar o futuro estado de processo, para se assegurar que quaisquer desvios do objetivo sejam corrigidos antes que se tornem em defeitos. Implementar sistemas de controle como um controle estatístico de processo ou quadro de produções, e continuamente monitorar os processos.

Comecei o projeto 6 Sigma analisando e entrevistando todas as pessoas envolvidas, desde o fluxo de compras até o fluxo de pagamento final dos títulos. Um ou outro título estava sendo protestado por falha no processo, pois algumas distribuidoras independentes estavam encaminhando algumas peças de volta para a fábrica, contratando as transportadoras de suas cidades e indicando que o pagamento seria feito pela fábrica. Ora, se a transportadora era contratada pela distribuidora e ninguém comunicava a fábrica sobre o pagamento, era inevitável que os títulos deixariam de ser pagos nos vencimentos. Muitos desses títulos eram de valores inferiores a R$ 100,00 (cem reais). A solução foi proibir as distribuidoras de contratarem transportadoras locais, e que passassem a utilizar as transportadoras certificadas e homologadas pela fábrica.

No entanto, a grande maioria dos protestos se referia aos títulos descontados pelos fornecedores junto as empresas de “factoring”, pagando juros em torno de 125% ao ano, quando os juros normais estavam em torno de 20% ao ano. Durante o projeto 6 Sigma, ficou constatado que a maioria das empresas recorriam as empresas de “factoring”, pois não conseguiam empréstimos em instituições bancárias, ou porque o limite de crédito estava totalmente tomado ou porque elas estavam com dificuldades para conseguir novos empréstimos. Descobrimos que a falha no processo estava na falta de comunicação do fornecedor para o cliente, informando que o título havia sido negociado com uma empresa de “factoring”. Nem o fornecedor e nem a empresa de “factoring” comunicava esse fato para a empresa. Muitas vezes, sem a devida comunicação, os títulos eram pagos nos vencimentos diretamente para o fornecedor, que omitia o recebimento e ficava com o dinheiro. Por sua vez, como a empresa de “factoring” não havia recebido os valores nos vencimentos, protestava os títulos.

Durante a condução do projeto, descobri também que alguns fornecedores estavam emitindo títulos frios e os descontando junto as empresas de “factoring” e agiotas, contando que conseguiriam recursos necessários para pagar de volta essas empresas, antes dos vencimentos dos títulos, o que geralmente não ocorriam.

As soluções para resolver de vez os problemas apontados pelo 6 Sigma foram:
1) Proibir os fornecedores de descontarem os títulos nas empresas de “factoring” ou com agiotas.
2) Negociação de uma linha de crédito junto aos bancos, onde os fornecedores poderiam descontar os títulos, pagando a taxa de juros, em torno de 15% a.a., praticada entre os bancos e as empresas de grande porte e isento do IOF. Nesse caso, os bancos confirmavam a veracidade dos títulos com a empresa, antes de se efetuar o desconto. Tudo era feito automaticamente, utilizando-se o sistema dos bancos.
3) Substituir de imediato e na medida do possível (alguns eram monopólio) os fornecedores de má fé que estavam emitindo títulos frios.

Depois da implantação das soluções acima mencionadas, a quantidade de títulos protestados caiu drasticamente, causando um alívio geral dentro da empresa. A empresa ganhou com esse projeto e os fornecedores que estavam com dificuldades de caixa, se beneficiaram da redução drástica da taxa de juros (de 125% a.a. para 15% a.a.) para financiar as suas necessidades. Use a nossa experiência em 6 Sigma para resolver também os problemas de suas empresas. Fale com a RISC agora mesmo.

Tadashi Yamashita
Consultor RISC



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